陆爱珍
针对邮寄工作，事务所曾制作《邮政快递单》作为指引进行规范，经过一段时间的使用，加之快递行业的变化，目前部分内容亟待更新。为规范事务所相关办公文件邮寄工作，同时实现高效、便捷、统一的管理，在《快递邮寄单》的基础上，笔者针对需要进行更新的内容，结合目前实际操作提出相应建议。
一、分类
根据不同的收件人，建议选择不同的快递。如寄往司法机关（如法院、仲裁机构、检察院等）的文件，包括申请书、诉状、证据材料、代理词、送达回证等，应选择中国邮政EMS快递；而寄给客户的合同、发票等材料，可使用顺丰快递。需特别注意的是，目前律师函邮寄采用EMS快递。
二、邮政寄件
（一）扫码填单，目前邮政采用电子填单的方式，取代了之前的手写面单。
1.微信搜索“EMS中国邮政速递物流”，即可出现图一所示界面，选择第二项“扫码寄”，扫描邮政人员提供的纸质填单（图二）中的“客户联”，即可出现图三所示界面。
2.图三所示为3个必填项，分别为：寄件人、收件人、物品信息。其中寄件人姓名、地址、联系电话遵照《邮政快递单》相关要求进行填写，并选择相应物品类型，图四为选择物品信息后的界面。
3.图四中，在选择相应物品名称后，最重要的是“留言”，其功能等于纸质面单中的“内容品名”，需按照要求进行相应填写，才能显示在邮政人员收件时打印出的面单中。同时需将寄件人及所寄物品名称手写在所扫描的面单上存档。
4.邮戳。邮政人员打印出的面单中可以显示打印时间，即收件时间，但如果涉及诉讼时效、上诉期限等重大事项的法律文件，在采取邮政邮寄时，应告知邮政人员，于收件后加盖邮戳证明收件时间。
除扫码填单外，各邮政储蓄银行及邮政门店均可收件。
（二）拍照。以上诉状为例，将上诉状、二维码面单、快递封套放置于同一界面后拍照留存，封好后将邮政人员收件时打印出的面单贴好后也拍照留存。相关照片可进行打印并注意留存电子档。
（三）登记。在邮寄登记本中登记寄件人及所寄物品名称后，即可联系邮政人员进行收件。
三、顺丰寄件
微信搜索“顺丰速运”，选择扫码寄件，即可扫描顺丰人员提供的纸质填单（图六），即可出现图七“寄件人”“收件人”“付款方式”等需填写选项，与邮政不同的是，顺丰不可寄件人备注，相关物品信息需顺丰人员收件时，确认后才可拍照备注。
其中寄件人姓名、地址、联系电话遵照《邮政快递单》相关要求进行填写。在邮寄登记本中登记寄件人及所寄物品名称后，即可联系顺丰人员进行收件。
四、查询
填单完成后可关注公众号，允许接收相关邮寄信息，相关邮寄情况即可实时反馈至寄件人微信，邮政关注“EMS中国邮政速递物流”，顺丰关注“顺丰速运”。如需保存相应邮寄记录，可至“中国邮政速递物流”或“顺丰速运”官网，查询打印相关邮寄信息并予以打印保存。
五、结算
针对办公文件的邮寄，建议与邮政和顺丰分别签订快递服务协议，费用为月结支付。寄件人只需填写邮寄登记本中的信息，供每月与快递服务人员核对即可，无需单独向快递人员支付费用。
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