作者:陈万莉
“复盘”是优化自我管理和工作管理的重要途径,最早来源于棋类术语,也称“复局”,指对局完毕后,复演该盘棋的记录,以检查对局中对弈者的优劣与得失关键,有效地加深对这盘对弈的印象,也可以找出双方攻守的漏洞。
在《复盘,对过去的事情做思维演练》一书中,作者结合联想集团总结的复盘经验,将复盘分为8个步骤,从而让复盘更具有操作性和参照性:回顾目标;结果比对;叙述过程;自我剖析;众人设问;总结规律;案例佐证;复盘归档。如何进行及时、有效的复盘对诉讼律师的案件工作非常重要,笔者结合前述8步复盘步骤与大家分享我们是如何进行复盘的。
第一步 目标确定
每一个诉讼案件的目标都应该至少包括两个方面,诉讼目标和客户目标。
诉讼目标并非以胜诉为唯一指标,有些时候明知道案子会输但还是要打,这就是因为诉讼除了结果之外还可以有其他目的,例如利用诉讼获取时间,利用诉讼帮助谈判等。所以,任何一件诉讼案件,必须与客户充分沟通确认诉讼目标。
所谓客户目标,是律所在客户处期望达到的目标。原则上,客户目标是客户满意律所代理服务;某些情况下,这一原则目标可以进一步细化,例如将客户进行客源稳定,引入客户的其他案源并达成委托代理。
诉讼目标和客户目标有时是一致的,有时却不一致。例如,案件目标未达成,不代表客户一定不满意。律师提供服务的最高境界不是诉讼目标达成,而是客户目标的达成。再进一步细分,有的情况下,客户原则目标例如对服务效果满意达成,但具体目标例如委托另外案件的目标却未达成。由此可以看出,目标的确定对于复盘是起到关键性作用的。这也是为什么在复盘前必须要回顾目标的原因,实质上是让我们的复盘有参照、有靶子。
第二步 结果对比
结果对比在大方向上就是对诉讼目标与诉讼结果、客户目标与客户结果的对比。但无论是诉讼工作、还是对客户提供的服务,都是在进程中逐步推进的。因此,对于案件复盘我们认为不能仅限于在案件结束后的复盘。而至少应当包括三个节点的复盘。
节点1:接受委托后
在接受客户委托前,实质上我们已经与客户确定了诉讼目标,亦能够确定客户目标。但委托前的诉讼方案分析、与客户的交流沟通是否存在不足、以及做得较好且应该在此客户身上继续保持的工作点,都可以通过此次复盘得出。
节点2:庭审后
庭审后的复盘亦包括几个方面:
第一| 用自己的庭审提纲(包括为庭审、案件准备的所有材料)对比庭审实际发生的细节,哪些是预见到并且实际发生的;哪些是预见到但实际未发生的;哪些是没有预见到的。这是对自己的准备情况做检测复盘。
第二| 为庭审后的补遗做梳理和准备。因为庭审刚结束,还有补救的一些机会和时机。结合前面的自我检测、庭审归纳的焦点、法官提问等庭审情况,梳理出可以进一步向法官提交的书面材料或可以做的其它工作。书面材料例如代理词、书面质证意见、案例、观点等等;其它类型工作内容就很广了,包括是否有必要再当面与法官沟通、进一步调查证据、提出相关申请等等。
此外| 还可以通过复盘,总结与客户的沟通是否有好的效果或不当的地方;总结和法官的沟通、庭审的表达、文书的制作等有没有可以改进的经验。
节点3:案件结束后
案件结束后的复盘也就是站在整个案件全局进行两个目标的结果对比。并且应当将可累计的经验形成清单、加入流程,这样可以避免犯同样的错误、亦可保持好的事物发展。
第三步 叙述过程
叙述过程是为了保障每一个参与复盘的人能够知晓案件的具体细节,以便能够进行深刻的思考和提问。叙述过程可以用书面加口头的方式。书面的叙述包括我们在案件中的办案日志、洽谈纪录、庭审记录、起诉状、判决书等,这些都隐含了我们办理案件及与客户沟通的细节问题,但对于书面文件之外的其他细节问题,需要具体经办人员进行口头叙述以补漏。
需要注意的是,叙述过程应该根据工作的时间逻辑进行,如果结合事务所或者团队的工作流程,一来可以有利于其他人迅速抓取到重要的信息,二来可以有利于自己规避叙述的遗漏,则会达到更好的效果。
第四步 自我剖析
自我剖析是参与办案的每个人需要对自己的工作进行自夸和自批。自夸就是对自己做的取得较好效果的行为进行夸奖,而自批是自我批评。自我剖析并非是指责,因为一旦形成指责的氛围,就容易出现自我剖析成为借口大会。例如某次某律师会见客户迟到了,如果该律师说是因为堵车导致迟到,那这并非一个真正有意义的自我剖析。此时的自我剖析应当提出几个问题:堵车是可以预见的,为什么没有预见?如果预见了,那作出的预见准备措施是什么,是提前出门还是其他?如果是提前出门,那提前出门的时间是否充分?等等。可见,自我剖析是对行为进行客观原因的排除、主观原因的寻找,以便在下次工作中消除因主观原因带来的相同错误或类似错误。
第五步 众人设问
众人设问是在自我剖析进行过程中或之后进行的,对于参与案件办理的人,需要对其他人的工作进行设问并要求回答,对于未参与案件办理的人亦可以站在第三人角度或者甚至裁判者、客户角度思考并提问。这些提问可以帮助复盘从不同角度呈现、也可以深化复盘的深度。当然,这样的复盘类似于工作总结中的思维风暴,因此我们建议在会议中进行多维度进行设问,同时使用高效的记录工具进行整理及纪录,如xmind。
第六步 总结规律
总结规律大致可以分为好的规律和坏的规律。好的规律计入流程清单,坏的规律计入负面清单。例如在此次案件代理过程中,运用某种方法得到客户较好的客户体验反馈,这就可以计入案件流程清单;而在法庭上的某种表现被认定为不合适的,则应当计入负面清单,避免犯同样的错误。同时,我们也应当注意,设置的清单应该以一种方便查看以及简要聚焦的方式拟定,以提高清单的实际使用率,让复盘总结的规律真正起到效果。
第七步 案例佐证
案例佐证实质上是对总结的规律进行验证。有时候我们难以判断通过本案复盘得出的结论是否正确,唯一可以检验的方式就是用其他的案例来进行佐证。这种佐证可以检验总结的规律是否具有包容性,如果具有包容性则说明规律有一定的使用范围并进而划出使用边界。如果通过案例发现总结的规律并不具备包容性,说明该规律只是该个案的特殊适用,则不能计入流程清单,因为很有可能在下一案件中起到相反的作用。
第八步 复盘归档
复盘归档就是知识管理。在复盘结束后,应该对复盘的步骤、方式进行整理,对复盘形成的结果进行知识管理,形成书面文件。这样的归档工作,可以在制作类型化的案件指引、律师工作指引、以及设计诉讼产品的过程中,有效的进行匹配。这样,所制作的指引以及设计的诉讼产品,实际是来源于客观并且有规律的经验总结,符合实践操作需求,真正达到复盘知识化的作用。