惟胜道律师事务所

经常有同行会问我，惟胜道为什么要将案件卷宗电子化？

你有没有碰见过，想看某个案件的材料，但无奈材料未在身边？律师向助理要一份案件材料，助理或者没带，或者抱着高高的纸质卷宗刷刷翻阅，头顶冒汗却仍未找到。

个人认为，无论是从案件管理，还是从事务所知识管理角度，案件卷宗的电子化无疑都是必要的，而且是最基础的。先来说说如何进行思维导图案卷管理.

基础配置：自动推送＋双面功能扫描器
补充配置：扫描宝手机软件（ios系统）／扫描王手机软件 （安卓系统）

案 件材料并非一两页，对纸质材料的扫描是一大工作量，也是让很多律师对案卷电子化望而生畏的痛点。但只要配备一台拥有自动推送、且支持双面功能的扫描器则能 够让人从该工作中解脱出来，只需要将卷宗整理好，放入扫描器推送板上，就可以去做其他的工作了。等待扫描完毕，即可以在电脑上获取案件卷宗的全部电子材 料。

除扫描器外，手机中安装扫描宝（ios系统）／扫描王 （安卓系统）是必须的补充。例如，立案后法院出具缴费通知书，为提高办案效率，经办律师可能会立即直接将缴费通知书送交客户进行缴费。此时，手机的扫描宝／扫描王就能够及时的收集到该份材料的电子文件。

案卷电子化后，如何管理电子案卷？是建立文件夹存放还是采用其他方式，是需要思考的第二个问题。案卷是有逻辑结构的，以一个诉讼案卷为例，如果我们采用文件夹方式对案卷进行管理，简单划分如下：



可以看出，案卷逻辑结构层层递进，甚至以证据为例，可以在第三层级结构下按照证据清单、第一组证据、第二组证据等进行第四层级逻辑结构的设定。因此，电子案卷的管理，就是案卷逻辑结构的管理。

但文件夹管理卷宗的弊端在于：我们需要层层递进才能寻到想要的那一份文件，且这是一个单一直线的推进，在不同逻辑项下的文件需要在不同文件夹之间不断转换才能找到，使用者无法在一个平面对卷宗进行全局了解和快速定位选取。

因此惟胜道采用了思维导图案卷管理法。

配置：x－mind软件（支持windows和iso系统）

一个案件的电子卷宗是这样的：

很明显，思维导图下的案件卷宗，能够使使用者在一个平面对整个案件卷宗材料进行检索和定位，鼠标轻轻点击即可打开文件。

随 着案件的进程，案卷电子卷宗不断变化的。因此，电子卷宗的团队共享是必须的。将电子卷宗放入印象笔记与团队进行共享。这样，每个项目组人员都可以实时根据 案件进程，将案件材料放入该案的电子卷宗中，其他项目组成员只要在有网络环境下即可以实现同步，从而获取最新的案件电子卷宗材料。

在 团队办案（我们称为项目组）的情况下，每个项目组的成员都需要案件材料。且不说到手第一份材料可以采用每人复印一份的方法解决，重要的是在办案过程中，每 个项目组人员会因自己的角色制造或得到不同的材料，例如图表、立案通知书等等，如果要求每个人的到材料后第一时间将材料复印给每个人，那真是既浪费了时间 又没有了效率。

大 家都有过这样的经历，在案件分析谈论会上或者和客户进行汇报会议时，经常需要反复对应材料来进行讨论，一般情况下，都是刷刷刷翻材料然后传阅。而思维导图 电子卷宗可以快速实现文件检索及定位，且材料内容在投影上显示，每个人员都能清晰看见。节约了找材料的时间，提高了客户体验效果。

原 来大家想过用思维导图做庭前准备和庭前纪录，但如果将电子卷宗与开庭结合，会产生什么样的效果。例如质证环节，我们可以将证据的质证意见记录在该份证据之 后，为庭审的答辩及庭后的复盘做好准备。另外，对法官就案件提出的所有问题，可以在平面思维导图上迅速抓取文件或信息，避免了在庭上一直处于找材料的尴 尬。甚至，有时候找不到材料还会影响自信，庭审效果大打折扣。

前面的工作做好了，归档应该是一件so easy的事情，不用分别找项目组人员要不同的缺失材料。任何人可以通过思维导图案卷对材料的逻辑结构、信息等一目了然。而案件知识管理的来源不正是这些一个个案件的材料吗？